Дубли в amoCRM: поиск, объединение и защита от новых

Откуда в amoCRM берутся дубли, если никто не заводит их нарочно? Клиент приходит из нескольких каналов, базу загружают из таблиц, менеджеры создают контакты вручную. Штатных инструментов поиска и контроля несколько, и у каждого свои границы. Неверная настройка оставляет повторы в базе или склеивает разных людей в одну карточку.

Поиск дублейСделки

Отдел продаж

Ирина Соколова

+7 (900) 000-24-80

Сайт

Максим Ильин

Заявка из Telegram

ИИрина

+7 (900) 000-24-80

Telegram

Анна Сергеева

Совпадает телефонПропуститьНе является дублемОбъединить

Дубли убираются в три шага: найти и объединить то, что уже накопилось, включить контроль дублей на входе и убрать привычки, которые создают их каждый день. Первые два шага делаются штатными средствами amoCRM без доработок. Третий шаг - правила для менеджеров и формат данных, без него через месяц база снова будет в повторах.

Источники дублей

Клиент пишет в Telegram, через неделю звонит с рабочего номера, потом оставляет заявку на сайте с корпоративной почтой. Три обращения, три контакта, три сделки у разных менеджеров. Второй источник - импорт из таблицы, где один телефон записан как «89120000000», «+79120000000» и «9120000000»: для системы это три разных номера. Третий - менеджер, который заводит контакт с нуля, не проверив поиском, есть ли клиент в базе.

Цена дублей для отдела продаж

История клиента разбита по нескольким карточкам, и менеджер не видит, что клиенту уже отправляли КП. Два менеджера звонят одному человеку с разными ценами. Отчёты завышают число новых клиентов и сделок, конверсия считается от раздутой базы. При рассылке клиент получает одно письмо дважды. Каждая из этих проблем мелкая, вместе они подрывают доверие к цифрам в CRM, и руководитель возвращается к таблицам.

Поиск дублей сделок

В разделе «Сделки» нажмите «Ещё» в правом верхнем углу и выберите «Поиск дублей». Система ищет контакты с совпадающими телефонами или email, сделки этих контактов считаются дублями. Функция доступна только пользователям с полными правами на сделки и только в браузерной версии. Для каждой пары три действия: «Объединить», «Не является дублем», «Пропустить». После объединения в одной карточке остаются задачи, переписка и чаты, примечания и звонки обеих сделок.

Особенности штатного поиска

Алгоритм учитывает ваши решения: пару, отмеченную «Не является дублем», он больше не предложит. Заведомо некорректные номера вроде 7999000000, адреса вида noreply и номера из базы публичных контактов основанием для объединения не считаются. Если нужной пары в списке нет, сделки объединяют вручную через список, предварительно проверив контактные данные.

Объединение контактов и компаний

В списке контактов или компаний отметьте до 5 карточек и нажмите «Объединить». Система покажет поля с разными значениями, по каждому выберите, что остаётся в итоговой карточке; совпадающие значения выбирать не нужно, множественные поля вроде телефонов объединяются. Одна из карточек обновляется, вторая удаляется, сделки обеих сохраняются. Контакт с компанией объединить нельзя. Найти дубли можно только среди тех карточек, которые пользователю разрешено видеть, поэтому чистку базы поручают сотруднику с полным доступом.

Порядок чистки накопленной базы

Перед массовым объединением выгрузите контакты экспортом: это страховка на случай ошибочной склейки. Первыми объединяйте пары, где совпадают и телефон, и имя, это механическая работа. Пары с одним телефоном и разными именами разбирайте по одной: под общим номером офиса может стоять несколько живых людей. Заранее договоритесь, чей ответственный остаётся в итоговой карточке, иначе объединение превратится в спор между менеджерами.

Контроль дублей на входе

Новые повторы ловит отдельная функция. В разделе «Сделки» откройте «Настройки воронки», включите переключатель «Контроль дублей» и откройте правила. В них задаются источники для проверки, параметры поиска (совпадение по телефону, email, дополнительным полям, по взаимодействию с сайтом через пиксель или по алгоритму BIG DATA), воронки и этапы, среди которых искать, и поведение при расхождении данных: обновить существующую сделку новыми данными или оставить текущие. Если найдено до трёх дублей, можно обновить все сделки, обновить самую новую или создать новую. Если дублей больше трёх, объединение не выполняется. После объединения система может поставить задачу в найденные сделки.

Повторная покупка и дубль

Клиент, который вернулся через полгода за новым заказом, создаёт законную новую сделку. Если в область поиска попадают закрытые этапы, правило с действием «обновить» привяжет новую заявку к сделке прошлого года. Поэтому область поиска ограничивают открытыми этапами воронки: в настройках правила выбираются воронки и этапы, остальные сделки в проверке не участвуют.

Тонкости контроля дублей

Для чатов проверка идёт сразу, для остальных источников - после создания заявки. Объединить заявки система может, только если одна из них находится в «Неразобранном». Контроль дублей по источникам есть на всех тарифах amoCRM. Автосклейка «Неразобранного», которая объединяет заявку с существующей сделкой при полном совпадении данных, работает с тарифа «Расширенный».

Импорт без повторов

При импорте amoCRM сама объединяет одинаковые записи внутри файла и с уже существующими данными. Даже небольшое различие в данных создаёт новую запись. Перед загрузкой приведите телефоны к одному формату, а названия компаний - к одному написанию. Всем загруженным записям amoCRM присваивает тег вида «импорт_дата_время»: если импорт прошёл неудачно, записи находятся по тегу и удаляются массово. Чтобы обновить существующие карточки вместо создания новых, включите «Разрешить обновлять старые данные» и укажите ID карточек в файле.

Правила для менеджеров

Перед созданием контакта менеджер ищет клиента по телефону и почте через поиск. Телефон записывается в одном формате, с кодом страны. Если клиент уже закреплён за коллегой, менеджер пишет коллеге в карточке сделки и не заводит свою. Эти три правила записываются в регламент и проверяются руководителем раз в неделю по списку новых контактов.

Границы штатных инструментов

Поиск дублей сделок опирается на телефон и email. Совпадения по ФИО, названию компании или ИНН он не ищет, поэтому «ООО Ромашка» и «Ромашка, ООО» с разными телефонами останутся двумя компаниями. Для баз после переезда из другой CRM и для компаний с потоком заявок из нескольких каналов этого мало.

Для таких случаев в Pronto Profit есть виджет «Поиск дублей», сейчас он в бете. Он сравнивает телефоны, почту, ФИО, названия и ИНН в любой форме записи, предупреждает о дубле, когда сотрудник заводит контакт или компанию, находит группы дублей во всей базе и объединяет их штатным механизмом amoCRM после подтверждения. Перед объединением виджет сохраняет снимок записей для отката, отклонённые пары больше не показывает.

Типовые ошибки при чистке базы

Ошибок четыре: объединяют контакты без предварительной выгрузки, включают закрытые этапы в область поиска, загружают телефоны в разных форматах, оставляют менеджеров без регламента. При внедрении мы настраиваем контроль дублей в воронках и переносим базу из Excel или старой CRM в единый формат. Для сложных совпадений подключаем виджет «Поиск дублей». Если база уже зарастает повторами — оставьте заявку, посмотрим ваши данные и правила ввода.

Виджет «Поиск дублей»